Como usar IA na empresa na prática

Oito em cada dez profissionais dizem que a IA melhorou a própria produtividade. Na mesma pesquisa, só 37% enxergam algum efeito da IA no resultado operacional da empresa, o EBIT, e esse número praticamente não mudou de um ano para o outro. Os dados são da edição de 2026 do relatório anual da McKinsey sobre IA, publicada em agosto.

Na prática, a cena é conhecida. Alguém do financeiro abre o Claude numa aba, cola uma planilha, pede um resumo e copia a resposta para um e-mail.

No dia seguinte, repete com outra planilha. No fim do mês, a empresa tem licença paga, gente usando IA todo dia e o mesmo processo de antes.

Em resumo: para usar IA na empresa e medir o resultado, comece pelo processo e só depois escolha a ferramenta. Mapeie as tarefas de uma área e o tempo de cada uma, escolha as repetitivas, transforme cada uma em uma habilidade de IA que o time inteiro usa e compare horas e volume antes e depois, com uma pessoa revisando cada entrega.

Por que o uso de IA no dia a dia nem sempre vira resultado

Quando cada pessoa usa a IA do seu jeito, o ganho fica preso em quem usa. Ninguém sabe quais tarefas mudaram, quanto tempo foi economizado ou o que acontece quando essa pessoa sai de férias.

O gestor sente isso na hora de justificar o investimento. Existe uso e existe entusiasmo, mas falta um número para levar à diretoria.

A mesma pesquisa mostra o que diferencia as empresas que já colhem resultado financeiro relevante com IA, cerca de 6% do total. Quase três em cada quatro delas redesenharam processos de trabalho por causa da IA, contra uma em cada quatro entre as demais. Elas também têm duas vezes mais chance de contar com uma forma definida de medir o efeito das iniciativas.

Estudo sem aplicação é hobby, e com IA vale a mesma regra: o resultado aparece quando a IA entra numa tarefa definida, que o time inteiro conhece, repete e mede.

Como usar IA na empresa em quatro passos

Levar a IA para o processo começa antes da ferramenta, com uma lista. Comece pequeno, mas na vida real: uma área, as tarefas que ela faz toda semana e quanto tempo cada uma leva.

1. Mapear as tarefas da área. Liste o que a equipe faz numa semana comum, com a frequência e o tempo aproximado de cada tarefa. É esse levantamento que vai servir de base para a comparação lá na frente.

2. Escolher as tarefas repetitivas. São as que seguem o mesmo roteiro toda vez, como conciliar, consolidar, formatar ou resumir. Nelas, a IA cuida da parte mecânica enquanto a pessoa confere e decide.

3. Criar habilidades de IA reutilizáveis. Cada tarefa escolhida vira uma habilidade de IA, com instruções fixas, exemplos e formato de entrega. Assim, qualquer pessoa do time usa do mesmo jeito, e o conhecimento deixa de depender de uma pessoa só.

4. Medir o antes e o depois. Registre o tempo e o volume de cada tarefa antes da mudança e repita a medição depois. É nesse passo que o ganho vira um número que a diretoria entende.

O papel das pessoas também muda nesse desenho. A IA assume o trabalho de formatar, cruzar e conferir padrão, e quem conhece o processo fica com o julgamento sobre o que está certo, o que precisa de ajuste e o que merece atenção.

Como medir o resultado da IA na prática

Resultado de IA se mede com três números: horas devolvidas à equipe, volume entregue e retrabalho.

As horas mostram o ganho direto. O volume mostra se a equipe passou a entregar mais no mesmo período. O retrabalho, isto é, quantas entregas da IA precisaram de correção, mostra se a habilidade está pronta para ser usada por mais gente.

E esse acompanhamento não precisa virar mais uma planilha para o time preencher. Dá para fazer a própria IA registrar e consolidar essas medidas enquanto o trabalho acontece, e é esse desenho que a Inbix monta junto com cada cliente.

Para ir das horas economizadas ao retorno financeiro do projeto, aprofundamos o tema neste artigo: por que a maioria dos projetos de IA não consegue provar ROI e como sair desse ciclo.

Exemplo real: IA no financeiro da Águia Sistemas

A Daniela Kuhn é Analista Financeira Sênior de Contas a Receber na Águia Sistemas, com apoio em Contas a Pagar. Em junho de 2026, ela participou de um Workshop de IA da Inbix, e aplicou esses quatro passos na própria rotina.

O resultado ficou assim:

• 25 tarefas do setor mapeadas

• 12 delas automatizadas com IA

• 14 habilidades de IA criadas

• Conciliação de Contas a Pagar caiu de 4 horas para 1 hora

• 600 arquivos de extrato bancário organizados em 40 minutos

O ponto de partida foi o conhecimento que a Daniela tem do processo, de ponta a ponta. A partir dele, ela desenhou onde a IA entra e onde a decisão continua com ela.

Qual IA usar na empresa: Claude, Gemini, ChatGPT ou Copilot

Com o processo mapeado, a pergunta sobre ferramenta fica mais simples, porque a escolha passa a depender de onde o trabalho da sua equipe acontece.

Empresas que vivem no Word, no Excel, no Outlook e no Teams tendem a ganhar com o Copilot, que trabalha dentro desses aplicativos. Quem usa Google Workspace encontra no Gemini a integração com Documentos, Planilhas e Drive.

Claude e ChatGPT funcionam como ambiente de trabalho próprio, para análise de documentos longos, escrita, dados e criação de habilidades e assistentes reutilizáveis.

Na prática, é preciso entender o cenário da empresa e criar uma política de uso para que todo o time esteja em sintonia com as ferramentas e usufruindo as licenças pagas de forma segura.

Como a Inbix apoia empresas nesse processo

Desenhar o processo e escolher a plataforma fica mais fácil quando a equipe vê outras empresas resolvendo problemas parecidos com os seus.

Por isso, os clientes da Inbix contam com encontros práticos exclusivos, como a Maratona M.A.G.O, em que Claude, Gemini, ChatGPT e Copilot são aplicados aos desafios reais das empresas participantes, com o time da Inbix e especialistas convidados que estão imersos no mundo da IA para empresas.

É o mesmo cuidado que levou a IA para o financeiro da Águia Sistemas: começar pela rotina de cada área e acompanhar a equipe até o resultado aparecer em número.

Se você quer fazer esse mapeamento na sua empresa, fale com o time da Inbix. A conversa serve para entender onde a sua operação está hoje e por qual área faz sentido começar.

Perguntas frequentes

Preciso de uma equipe técnica para usar IA na empresa?

Para começar, não. O mapeamento de tarefas e as primeiras habilidades de IA podem ser feitos por quem conhece o processo, como aconteceu no financeiro da Águia Sistemas. A equipe técnica entra quando a IA precisa se conectar a sistemas internos, como ERP ou CRM.

Quanto tempo leva para medir o resultado da IA?

O primeiro número aparece assim que a primeira tarefa passa a ser feita com apoio da IA, desde que o tempo anterior tenha sido registrado. Por isso o mapeamento vem antes: sem ele, não há com o que comparar.

Dá para usar mais de uma IA na mesma empresa?

Sim. O critério é a tarefa: cada área usa a plataforma que conversa melhor com as ferramentas que já utiliza, desde que as regras de uso de dados da empresa valham para todas.