O ecossistema Google com IA: como usar cada ferramenta no trabalho

Para aproveitar o ecossistema Google com IA sem transformar a rotina em uma coleção de testes isolados, associe cada ferramenta a uma função: o Gemini para produzir e analisar, as skills para repetir boas instruções, os notebooks para trabalhar com fontes selecionadas e o Workspace Studio para automatizar fluxos. Essa divisão foi apresentada pelo Luciano Döll, cofundador e diretor de educação da Inbix, no workshop da Maratona M.A.G.O, e permite começar pelo trabalho que precisa ser feito.

O Google acelerou as atualizações de IA nos últimos meses, e algumas mudanças alteram a forma como as empresas usam as ferramentas que já têm. Os Gems, assistentes criados no Gemini, começam a dar lugar às skills. Os notebooks ganharam fontes, pesquisa aprofundada e controle de contexto. O Workspace Studio reúne automações com gatilhos e etapas de IA, e o Vids virou um editor de vídeo com IA disponível nos planos corporativos.

Camadas e funções: o que cada ferramenta faz

O Google organiza a IA em camadas. Começa no Gemini para uso pessoal, passa pelo Workspace, que reúne as ferramentas básicas de e-mail, documentos, planilhas e Drive, e chega ao Workspace com Gemini, em que a IA aparece dentro desses mesmos aplicativos. No topo está o Gemini Enterprise, com agentes, pesquisa aprofundada e notebooks com controle de contexto. A recomendação do workshop foi escolher o plano pela necessidade. Nem toda empresa precisa da camada mais alta para ganhar produtividade.

Dentro dessas camadas, cada recurso resolve uma parte diferente do trabalho:

• Para explorar, redigir ou analisar, o Gemini. Por exemplo, criar a primeira versão de uma apresentação.

• Para repetir uma atividade com padrão, um Gem ou uma skill. Por exemplo, revisar propostas segundo critérios internos.

• Para consultar fontes selecionadas, os notebooks. Por exemplo, responder dúvidas sobre as políticas da empresa.

• Para conectar etapas e ações, o Workspace Studio. Por exemplo, encaminhar e acompanhar uma solicitação.

Uma parte grande do ganho vem de usar a IA no lugar em que o trabalho já acontece. No Drive, é possível pedir ao Gemini que encontre despesas em restaurantes nos documentos. Numa planilha, um prompt pode classificar avaliações de clientes em uma coluna nova. Para testes, dá para gerar dados sintéticos, sem usar dados reais.

O resultado depende do pedido. Uma instrução útil informa o papel que o Gemini deve assumir, o objetivo da entrega, o contexto do processo, o formato esperado e os critérios de qualidade. Sem isso, a ferramenta tende a entregar um conteúdo genérico, correto na aparência e pouco conectado ao negócio. Informações críticas, cálculos e dados de clientes continuam exigindo validação humana.

Esse avanço chega quando muitas empresas já passaram da fase de curiosidade. Segundo a pesquisa global de IA da McKinsey, publicada em agosto de 2026, com 1.719 participantes em 97 países, quase nove em cada dez respondentes relatam uso regular de IA em pelo menos uma função de negócio. Quem já usa precisa de regras claras e de um jeito de medir o resultado.

Gems estão virando skills

Os Gems, assistentes criados no Gemini, estão sendo substituídos pelas skills. Pelo calendário apresentado no workshop, os Gems marcaram 2024 e 2025, as skills entraram no início de 2026 e a conversão acontece no segundo semestre. A expectativa é que, em 2027, o termo Gem já não seja mais usado.

Skills podem ser empilhadas: um único comando chama várias habilidades ao mesmo tempo, como um assistente de alimentação e um treinador de corrida. Na empresa, o valor está na repetibilidade. Se cada profissional escreve instruções diferentes para a mesma tarefa, as respostas variam. Quando o conhecimento sobre a execução vira uma skill, a boa prática deixa de ficar restrita a uma pessoa.

O melhor ponto de partida são tarefas frequentes e previsíveis, com entradas identificáveis, critérios claros e formato de saída definido, como revisar propostas comerciais, transformar anotações em atas ou criar descrições de vagas. Quem quer ver como uma skill é construída em outra plataforma encontra o caminho no post sobre como criar skills no Claude e integrar com MCP.

Notebooks: contexto que se mantém

Os notebooks reúnem fontes, como PDFs, documentos e links, e respondem citando a página exata. O notebook é o recurso do Google que mais se aproxima do conceito de projeto em outras plataformas de IA. No Gemini Enterprise, o contexto fica fechado e não sai para fora da organização, o que reduz o risco de misturar informações de clientes. Com o Deep Research, a pesquisa vem com fontes e citações, útil para relatórios e justificativas.

A qualidade das respostas depende do que entra no notebook. Arquivos desatualizados, duplicados ou contraditórios geram respostas pouco confiáveis, então vale conferir autoria, versão e permissão de uso antes de adicionar um documento. Também ajuda separar notebooks por finalidade, sem misturar informações comerciais, trabalhistas e jurídicas.

Automações: quando a IA trabalha sozinha

O Workspace Studio cria automações com gatilhos, como um e-mail que chega, um horário, um item adicionado a uma pasta, o fim de uma reunião ou a resposta de um formulário. Cada etapa pode ser uma ação simples ou uma tarefa com IA, como resumir uma ata ou montar uma apresentação. No workshop, o exemplo foi uma automação que lê o PDF de um e-mail, extrai o valor e lança numa planilha.

Os melhores candidatos são processos com alto volume, regras estáveis, informação movida à mão e erros frequentes de preenchimento, como aprovações, atendimento interno e preparação de relatórios. O post sobre fluxos automáticos de aprovação com IA mostra como montar uma etapa de revisão humana nesses casos.

Atenção aos nomes: o Workspace Studio é para automação. O AI Studio é para protótipos e aplicações, e consome mais tokens. A disponibilidade dos recursos pode variar conforme a conta e a edição contratada, então confirme as condições no seu ambiente antes de depender da ferramenta.

Dados, privacidade e governança

Uma dúvida recorrente é se a IA aprende com os dados da empresa. Durante o workshop, foi explicado que, nos planos empresariais, os dados não são usados para melhorar os modelos e que o acesso segue as políticas já definidas no Workspace, como as pastas compartilhadas. Antes de liberar dados sensíveis, confirme esses pontos nos termos do seu contrato.

Mesmo com um plano empresarial, o time precisa saber que ferramentas e dados estão liberados. Sem orientação, as pessoas usam contas pessoais, colocam documentos internos em serviços não autorizados e criam automações que ninguém mais conhece. O post sobre funcionários que pagam IA do próprio bolso, sem governança mostra o que acontece nesse cenário.

Uma política de uso de IA define as ferramentas aprovadas, os dados permitidos e proibidos, os pontos de revisão humana e os responsáveis por acessos. Vale também manter um inventário de notebooks, skills e automações relevantes, com dono, finalidade e data da última revisão.

Por onde começar e o papel da Inbix

Luciano Döll é Google Professional AI Certified e tem certificações Google em IA e Workspace, e conduziu o workshop com o olhar de quem parte do processo da empresa antes de falar em ferramenta. Antes de escolher entre Gemini, skills, notebooks ou automações, a Inbix entende o processo, o time e os dados da empresa. A Inbix também passou a fazer parte do Google Cloud Partner Advantage, o programa de parceiros do Google Cloud.

Um roteiro prático para a empresa:

1. Mapeie a operação: tarefas manuais, fontes de informação, responsáveis e sistemas envolvidos.

2. Escolha poucos casos de uso, com risco controlável e possibilidade de comparar o antes e o depois.

3. Decida quando usar Gemini, skills, notebooks ou automações em cada caso.

4. Crie a política e o guia interno de IA, com regras de dados e exemplos do que pode e do que não pode.

5. Faça um workshop por área, que costuma funcionar melhor do que uma apresentação genérica, e acompanhe o tempo economizado, o retrabalho e a adesão.

Se a sua empresa já usa as ferramentas de IA do Google ou está avaliando, o primeiro passo é escolher o processo que se quer mudar. Assista ao workshop completo no YouTube ou agende um diagnóstico com a Inbix.

Perguntas frequentes

Qual ferramenta do Google usar primeiro?

Comece pela necessidade. Use o Gemini para produzir ou analisar, uma skill para repetir instruções, os notebooks para consultar fontes selecionadas e o Workspace Studio para conectar etapas de um processo.

Qual a diferença entre Gems e skills?

Os Gems são assistentes criados no Gemini. As skills estão substituindo os Gems e podem ser empilhadas, de modo que um único comando chama várias habilidades ao mesmo tempo. Pelo calendário apresentado no workshop, a conversão acontece no segundo semestre de 2026.

Qual a diferença entre Workspace Studio e AI Studio?

O Workspace Studio é para criar automações, com gatilhos e etapas de IA. O AI Studio é para protótipos e aplicações, e consome mais tokens.

O Google usa os dados da minha empresa para treinar a IA?

Segundo o que foi explicado no workshop, nos planos empresariais os dados não são usados para melhorar os modelos, e o acesso segue as políticas definidas no Workspace. Confirme esses pontos nos termos do seu contrato antes de liberar dados sensíveis.

Preciso do Gemini Enterprise para ganhar produtividade?

Nem sempre. A recomendação do workshop foi escolher o plano pela necessidade. Muito do ganho vem de usar a IA dentro do Drive, das planilhas e dos documentos que a equipe já usa.