Você já sentiu como se cada dia passasse mais rápido que o outro? Que precisa de mais do que 24h para dar conta de tudo? 

A sensação de estar sempre correndo contra o relógio é um desafio comum. Entre reuniões longas, notificações constantes e tarefas urgentes, a produtividade pode ser facilmente comprometida, principalmente quando encontramos distrações no meio do caminho. 

O tempo é o ativo mais valioso que temos, e saber administrá-lo bem faz toda a diferença para alcançar objetivos e manter uma rotina equilibrada. 

Durante o Talk de Gestão do Tempo, promovido pela Inbix, Maria Walesko, sócia gestora da Autogestão Desenvolvimento, compartilhou estratégias e metodologias para ajudar profissionais a organizarem melhor sua rotina. Ao seu lado, Maria Tereza Blum Portela, médica ginecologista, compartilhou a sua experiência aplicando essas metodologias ao seu dia a dia. 

Desde a definição de prioridades estratégicas até o uso de ferramentas digitais, diversas abordagens foram discutidas para tornar o dia a dia mais produtivo e eficiente. Afinal, administrar bem o tempo não significa poder fazer mais coisas, mas sim fazer o que realmente importa. 

Durante o Talk, a médica Maria Tereza Blum Portela trouxe uma reflexão importante sobre organização do tempo no ambiente de trabalho. Ela relatou que, como muitos profissionais autônomos, se sentia sobrecarregada e com dificuldades para equilibrar a rotina intensa do consultório com a vida pessoal.  

“Alguns pacientes me relataram que, ao chegarem à clínica, precisavam aguardar. Isso me incomodava muito. Eu estava afogada. E nós, como autônomos, acabamos muitas vezes trabalhando mais do que o previsto — e até mais do que o necessário”, destacou Maria Tereza. 

A partir desse incômodo, ela decidiu reavaliar os processos internos, reorganizar a agenda e ajustar o fluxo de atendimento. O resultado foi positivo: conseguiu oferecer um atendimento mais eficiente, com menos tempo de espera para os pacientes, e ainda criou espaço na agenda para cuidar melhor de si mesma. 

Maria Walesko, especialista em desenvolvimento de pessoas na empresa Autogestão, destacou durante o Talk que liderança é uma verdadeira arte. Segundo ela, é fundamental entender que, em muitos momentos, será necessário desagradar — mas é justamente aí que entra a habilidade para saber gerir com equilíbrio. 

Maria também provocou o público ao relembrar a importância de refletirmos sobre nossas prioridades: Aonde eu quero chegar? Quem eu quero me tornar?  

E quando o assunto é decisão estratégica dentro das empresas, Maria foi enfática: o que define o que deve ser feito primeiro é a visão. “É preciso ter clareza sobre onde queremos chegar. Com uma visão bem definida, conseguimos estabelecer processos estratégicos em tempos menores, garantindo que as prioridades estejam alinhadas ao objetivo maior.” 

Nesse processo a inovação entra tendo um papel fundamental. A adoção de novas metodologias e ferramentas pode transformar a forma como gerimos nosso tempo, trazendo mais eficiência e equilíbrio para o dia a dia. Afinal, utilizar a tecnologia a favor da produtividade permite automatizar tarefas, reduzir desperdícios e focar no que realmente importa. 

E você? Já parou para pensar quais são suas prioridades? Ou ainda tem dúvida por onde começar a gerir seu tempo? 

Se ainda tem dúvidas sobre o assunto e quer aprender como aplicar estratégias de gestão do tempo à sua rotina e transformar a maneira como você gerencia seu tempo, acompanhe os insights. 

Defina prioridades: O que realmente importa? 

Estabelecer prioridades é o primeiro passo para uma gestão de tempo mais eficaz. Não adianta sair executando as tarefas no piloto automático. Esse é um ato falho que acaba por gerar urgências que poderiam ser evitadas. 

Saber o que merece sua atenção é fundamental para aumentar a produtividade sem sobrecarga. Muitas vezes, as pessoas confundem "estar ocupado" com "ser produtivo" e acabam investindo tempo em tarefas de baixo impacto, deixando de lado aquilo que realmente faz diferença nos resultados. 

Uma das ferramentas mais eficazes para organizar as tarefas com base em prioridades estratégicas é a Matriz de Eisenhower, que divide as atividades em quatro categorias: 

1.1 Importante e urgente: São tarefas que exigem ação imediata, que têm prazos apertados ou crises inesperadas. Como não podem ser adiadas, devem ser colocadas no topo da lista e resolvidas o quanto antes. 

1.2 Importante, mas não urgente: São tarefas que geram crescimento real, como planejamento, aprendizado e projetos de longo prazo. Mas, não há uma pressão imediata para realizá-las, então elas correm o risco de serem constantemente adiadas, precisam de espaço na agenda. 

1.3 Não importante, mas urgente: Tarefas que demandam atenção, mas não agregam grande valor, como reuniões desnecessárias ou interrupções frequentes. A melhor estratégia aqui é delegar sempre que possível. 

1.4 Nem importante, nem urgente: Atividades que consomem tempo sem retorno significativo, como redes sociais sem propósito ou tarefas repetitivas sem impacto. O ideal é eliminá-las ou reduzir ao máximo. 

Essa é outra metodologia eficiente para a organização das tarefas em listas claras e práticas, permitindo que tudo esteja registrado.  

Esse sistema de produtividade tem como objetivo tirar as tarefas da sua cabeça e organizá-las de maneira estruturada, para que você foque na execução sem se preocupar com o que está por vir. Assim, não é preciso depender da memória, o que ajuda a evitar a sobrecarga mental e torna mais fácil identificar o que deve ser feito no momento certo. 

A premissa do GTD é simples: nosso cérebro foi feito para processar as informações e tomar decisões. Quando tentamos lembrar de tudo o tempo todo, acabamos estressados e improdutivos. 

Ele se baseia em cinco etapas principais, que ajudam a transformar um dia caótico em uma rotina produtiva e equilibrada: 

2.1 Capturar: Registre tudo o que passar pela sua mente - todas as tarefas, ideias e compromissos - em um só lugar. Pode ser em um aplicativo, um planner digital ou um simples bloco de notas, o importante é ‘colocar no papel’. 

2.2 Esclarecer: Processe tudo o que você capturou e decida o que precisa ser feito, em ações claras e concretas. Você decidirá se um item é um projeto, próxima ação ou material de referência. Se a ação levar menos de 2 minutos, faça na hora. Caso contrário, delegue, adie ou arquive. 

2.3 Organizar: Classifique as tarefas de acordo com seu contexto. Você pode criar listas como "Pessoal", "Trabalho", "Projetos" ou "Reuniões". Também pode separá-las por prioridade e prazos.  

2.4 Analisar: Regularmente revise e atualize suas listas. Faça pequenas revisões diárias e análises mais elaboradas semanalmente, onde você ajuste prioridades e planeje os próximos passos. 

2.5 Executar: Com tudo organizado, basta focar na execução. Como as tarefas já foram categorizadas e priorizadas, comece a trabalhar nos itens mais importantes. 

Para otimizar ainda mais essa metodologia de gestão do tempo e garantir que nenhuma informação importante se perca, o uso de ferramentas adequadas pode ser um grande diferencial. A Plataforma Inbix, por exemplo, conta com o Planner, uma solução desenvolvida para capturar, organizar e acompanhar suas tarefas de forma intuitiva e eficiente. Dessa forma, além de liberar espaço mental para um foco maior na execução, você mantém os seus processos organizados e torna sua rotina muito mais produtiva. 

Agora que você sabe como categorizar suas tarefas, que tal explorar estratégias para minimizar interrupções e manter o foco no que realmente importa? 

Vivemos em um mundo hiperconectado, onde tudo disputa a nossa atenção o tempo todo. E qual o resultado? Dificuldade de concentração, produtividade comprometida e uma sensação de que nunca conseguimos concluir nada de verdade. 

Para reverter esse cenário, é essencial adotar estratégias que protejam seu tempo produtivo e minimizem as interrupções. 

Implemente períodos de foco onde você trabalha sem interrupções em tarefas importantes. Esses períodos podem ser divididos por blocos de tempo bem definidos, seguidos de pequenos intervalos, tornando o processo mais dinâmico, ou imersão total até a conclusão da tarefa. 

Controle as notificações desabilitando alertas desnecessários, que podem interromper o fluxo produtivo. Muitas interrupções vêm de e-mails, mensagens e redes sociais, justamente nos momentos em que estão sendo realizadas atividades importantes, cortando, assim, o raciocínio e concentração para concluí-las. 

Mapear e reduzir essas interrupções dentro da própria equipe também é fundamental. E isso incluiu reuniões sem um propósito claro, definir canais específicos de comunicação para diferentes tipos de demandas e estabelecer regras de convivência no ambiente de trabalho – seja no escritório ou no home office. 

No fim das contas, tempo é uma moeda que todos temos na mesma medida, mas poucos sabem investir com sabedoria. As experiências compartilhadas no Talk da Inbix, somadas a ferramentas práticas como a Matriz de Eisenhower, e digitais como o Planner da Plataforma Inbix, mostram que o segredo não está em ter mais horas no dia, mas em escolher conscientemente onde colocamos nossa energia. 

Organizar processos, definir prioridades e, acima de tudo, ter clareza sobre onde queremos chegar — como bem destacou Maria Walesko — são passos essenciais para que o tempo deixe de ser um inimigo e passe a ser um aliado estratégico. 

Então, antes de encerrar seu dia, te proponho um exercício rápido: olhe para sua lista de tarefas e se pergunte — isso aqui me aproxima ou me afasta do que realmente importa? Talvez a chave da sua produtividade não esteja em fazer mais, mas em fazer melhor. 

Lembre-se: quem não decide suas prioridades, acaba vivendo as prioridades dos outros. 

E se você se interessa por assuntos como este, não esqueça de espiar nossos textos sobre “Comunicação Assertiva” e “O Sucesso do Cliente”. 

Também te convidamos a conhecer o Planner e outras ferramentas que facilitarão o seu dia a dia e do seu negócio, disponíveis na Plataforma Inbix. 

Por Mara Braun
Jornalista